Kenmerken
- opgericht als Vereniging in 1996.
- sinds september 2002 is Lava lid van de Culturele Raad van de
Stad Hasselt
- Lava onderhoudt goede contacten met zuster-verenigingen.
Contactmogelijkheden
adres van de vereniging: Prinsenstraat 36 bus 7 Hasselt
u kan ons bereiken via:
- website: www.lavawebsite.be
- E-mail:
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
- Bankrekening: 775-5954079-46
- Ondernemingsnummer lava: 0869954594
Leden
- kan lid worden: elke alleenstaand (feitelijk gescheiden, wettelijk gescheiden, weduwe, weduwnaar of ongehuwd) volwassen persoon vanaf 18 jaar, zonder leeftijdsbeperking
- Elk toegetreden lid verbindt zich ertoe om geen enkel nadeel te berokkenen aan medeleden, zowel op moreel, financieel, racistisch of lichamelijk gebied
- Indien een lid door zijn/haar gedragingen, woorden, geschriften, daden of handelswijzen andere leden schaadt, de vereniging schaadt of de doelstellingen misbruikt, kan hij/zij voor bepaalde tijd , op bepaalde activiteiten niet meer toegelaten worden. Dit kan na een voorafgaandelijke verwittiging of na een gesprek met het bestuur. Een meerderheid in de raad van bestuur volstaat voor schorsing. Het bestuur moet zich niet verder verantwoorden.
- Elk lid verklaart dat het zich eerlijk zal gedragen bij collectieve afrekeningen in publieke gelegenheden.
- Informatie verkrijgen over de vereniging kan telefonisch,
schriftelijk, of via e-mail. Men wordt uitgenodigd voor de infovergadering waarop je een programma en een overschrijvingsformulier ontvangt.
- Men is pas lid na ontvangst van het lidgeld en van het, naar
waarheid ingevuld, volledig en ondertekend inlichtingenformulier. De volgende programma ’ s worden enkel verkregen indien men lid is.
- De leden worden verzocht zelf activiteiten aan te brengen
(activiteiten van de leden voor de leden!) en deze door te geven via het Lava-activiteiten-formulier (per nota of per e-mail) vóó r de 1ste zondag van elke maand en dit voor de maand volgend op het indienen.
Functies van het dagelijks bestuur
1. Het Sekretariaat , dat instaat voor:
- het ledenbeheer, het maandelijks voorleggen van een
geactualiseerde lijst van leden en jaarlijks de lijst van de
effectieve leden neerlegt op de Rechtbank van Koophandel
te Hasselt.
- de basis tot de distributie van de maandelijkse programma ’ s
(etiketten/post)
- de elektronische distributie van de programma's
- de communicatie met de buitenwereld, zowel elektronisch
als traditioneel
- het opmaken van het verslag van de maandelijkse
bestuursvergadering en de verzending ervan.
- de hernieuwing van het lidmaatschap van de leden
Het secretariaat mag zich laten bijstaan door leden voor:
- het uitdelen (op etiket) van de programma's op de
wandeling
- het uitdelen (op etiket) van de programma's op het
praatcafé
- het redactioneel werk en het elektronisch verkeer
2. De Webmaster, die instaat voor:
- het beheer van alle elektronische zaken van de vereniging
- ondersteuning van de bestuursleden in hun on-line werken
De webmaster mag zich laten bijstaan door een lid
3. Het Financieel Beheer, dat instaat voor:
- de bankverrichtingen
- de controle van de rekeningen
- het opmaken van het maandelijkse kasverslag en dit toelicht op de bestuursvergadering
- advies bij alle activiteiten waarbij gelden van de verenigingetrokken zijn.
- het toezicht op alle financiële verrichtingen die conform debestaande wetgeving gebeuren.
- het opmaken van de jaarrekening, deze voorlegt aan het Bestuur, goedkeuring en ontlasting vraagt aan de Algemene Vergadering en ze dan neerlegt op de Rechtbank van Koophandel.
- de inventaris van de vereniging
Het financieel beheer mag zich hierbij laten ondersteunen door een lid.
4. De Programma-Coordinatie, die instaat voor:
- het verzamelen van de door de leden aangebrachte activiteiten en ze autonoom selecteert
- goede contacten met de C.P. ’ s en hen begeleidt
- een voldoende aanbod aan vorming in het programma en nota neemt van de voorstellen die
van de Culturele Manager komen
- overleg met het Financieel Beheer voor betalende activiteiten
- het programma, als uithangbord van de vereniging
De programmacoördinatie mag zich laten bijstaan door leden
voor het organiseren van voordrachten alsook voor het uittypen en kopiëren van het programma
5. De Cultuurmanager, die instaat voor: - de contacten met de Culturele Raad van de Stad Hasselt onderhoudt en het Bestuur hierover informeert
- de subsidi ë ring door de Stad Hasselt
- voorstellen voor voordrachten en lezingen
- de keuzes uit het culturele aanbod
- goede contacten met de leden teneinde over een zo breed mogelijk aanbod aan cultuur zowel regionaal als
(inter) nationaal te beschikken
- de tijdige informatie betreffende aankoop/reservaties van de op de bestuursvergadering goedgekeurde
aantallen kaarten en de distributie ervan en dit na bespreking van prijzen, onkosten en aantallen en na
goedkeuring door het Financieel Beheer dat dan de bestellingen doet.
De cultuurmanager mag zich laten bijstaan door de leden.
6. De Vice-Voorzitter, die instaat voor:
- de werving van nieuwe leden
- de besprekingen en correspondentie met kandidaat nieuwe leden
- de coördinatie en opvang van de nieuwe leden
- informatie naar het Bestuur over de interpretatie van de gegevens op de inlichtingenfiches
De vice-voorzitter mag zich laten bijstaan door leden
7. De Evenementen Manager , die instaat voor:
- de organisatie en coördinatie de fuiven, de barbecues en andere grotere evenementen
- de organisatie en co ö rdinatie van beurzen en standen
De evenementenmanager mag zich laten bijstaan door leden
8. De voorzitter, die
- niet van hetzelfde geslacht is als de Vice-Voorzitter
- de stem van de vereniging is en het beleid bepaalt
- elke bestuursvergadering, met een agenda, voorbereidt
- verantwoordelijk is voor de taakverdeling binnen het bestuur
- verantwoordelijk is voor de interne communicatie
- zijn bestuursteam op passende wijze coacht en controleert
- voorzitter is voor alle leden van de club en op regelmatige tijdstippen dan ook op diverse activiteiten verschijnt
- de relaties met zusterverenigingen onderhoudt en zorgt voor een goede samenwerking en voor de nodige correspondentie
- desgevallend aan vergaderingen van overkoepelende organismen deelneemt
- bijspringt bij taken die occasioneel boven de structuur van 1 bestuursfunctie uitgroeien
Wijze van besturen
Voor het dagelijks besturen van de vereniging neemt het Bestuur beslissingen met eenvoudige meerderheid der aanwezigen.
Elk bestuurslid zal zich dan naar deze beslissing dienen te schikken. Indien een bestuurslid niet akkoord blijft gaan met een besluit, zal hij/zij het bestuur moeten verlaten.
Het bestuur komt minstens 1 keer per maand bijeen. Elk bestuurslid informeert tussentijds de Voorzitter en de Secretaris omtrent de punten die hij/zij op het agenda wil zien.
Programma en Cultuur vergaderen 1 keer per maand en brengen hun voorstellen naar de bestuursvergadering
De vorm van besturen wordt verder gedetailleerd door het Bestuur zelf .
Indien een bestuurslid niet functioneert volgens dit reglement , kunnen de overige bestuursleden mits een 2/3 meerderheid in de vergadering die dit probleem behandelt , hem/haar verzoeken zijn /haar functie neer te leggen. Daarna moet het bestuur , eveneens met een 2/3 meerderheid iemand coopteren tot aan de volgende verkiezingen.
Vergoeding van een bestuursmandaat
Deze worden jaarlijks bepaald door het Bestuur en gemotiveerd aan alle leden b.m.v. het jaarverslag.
De vergoeding bestaat uit variabele gedeelten die omvatten:
- een onkostennota met zoveel mogelijk bewijsstukken voor de uitgaven.
- een tegemoetkoming voor de aanwezigheid per vergadering Eventueel vast gedeelte voor het vervullen van de functie.
Een bestuurslid beseft ten volle dat hij het vast gedeelte moet opnemen in zijn jaarlijkse belastingaangifte.
Activiteiten van de vereniging
Als men deel wenst te nemen aan een activiteit, volgt men best de informatie bij deze activiteit vermeld.
1 Als een reservatie voor een bepaalde activiteit nodig is , wordt dat vermeld.
2 Indien er data vermeld zijn, gelieve deze te respecteren en tijdig in te schrijven voor de activiteiten
3 Reservaties zijn pas geldig na ontvangst van de betaling. ( datum en titel van activiteit vermelden als
mededeling). De inschrijvingen lopen volgens datum van betaling. Tijdige betalingen worden door Lava
nooit bevestigd. Is een activiteit volzet, dan kom je op de wachtlijst.
Indien blijkt dat je uiteindelijk vanuit de wachtlijst toch niet kan deelnemen aan een activiteit of als de
activiteit geannuleerd werd, wordt het betaalde bedrag volledig teruggestort.
4 Niet-leden mogen soms deelnemen aan een beperkt aantal activiteiten, maar ze zijn niet verzekerd.
Leden hebben altijd voorrang indien zij reserveren en/of betalen vóór de datum vermeld op het programma.
5 Weekends en meerdaagse activiteiten zijn enkel toegankelijk voor leden
6 Voor weekends, meerdaagse activiteiten en activiteiten op verplaatsing wordt er zoveel mogelijk kostendelend samen gereden, richtprijs: 0.04 € /km. (carpooling: zie programma ’ s)
De medereizigers betalen op het einde van elke rit. Indien men rechtstreeks rijdt, eerst de verantwoordelijke CP telefonisch verwittigen.
7 Kinderen kunnen deelnemen nadat de C.P. gecontacteerd werd. Ze blijven wel onder de verantwoordelijkheid van hun ouder en vallen niet onder de verzekering van Lava
8 Voor annulatie door de leden voor activiteiten met kosten gelden volgende regels.
*( ééndags)activiteiten en voorstellingen of bezoeken:
1 indien je zelf een vervanger vindt, kan je het best financieel onderling regelen
2 indien er een vervanger dient gevonden te worden via Lava: 2 € annulatiekosten
3 indien er geen vervanger gevonden werd: geen terugbetaling mogelijk
4 bij annulatie de dag zelf van de activiteit: geen terugbetaling! *Weekends en meerdaagse activiteiten:
1 indien je zelf een vervanger vind, kan je dit, na goedkeuring door de C.P, zelf regelen
2 indien Lava een vervanger voor jou vindt: betaal je 5 € administratiekosten
3 indien er geen vervanger gevonden werd: de volledige kosten worden aangerekend De terugstorting/terugbetaling der bedragen zal automatisch gebeuren binnen de maand na de activiteit, met aftrek van de vermelde kosten.
9 Indien de weersomstandigheden bepaalde buitenactiviteiten verhinderen of bij gebrek aan
belangstelling voor bepaalde activiteiten, zou het kunnen dat deze worden afgelast.
Voor info bel de verantwoordelijke van de activiteit: (dit is de C.P.) of kijk op onze website.
Verzekering
- De Lavaleden zijn verzekerd voor de Lava activiteiten, tenzij anders vermeld
- Enkel leden zijn verzekerd. Niet-leden zijn NOOIT verzekerd door Lava; zelfs niet als zij een bijdrage betalen voor een activiteit.
- De verzekering dekt de burgerlijke aansprakelijkheid en de lichamelijke schade tegenover derden en tegenover leden onderling in zoverre de verplichte autoverzekering of de familiale polis, die elk lid best heeft, niet tussenkomt.
- Aangifte van een ongeval gebeurt ogenblikkelijk aan de C.P. van de activiteit en dient binnen de 48u aan het bestuur, dat over de nodige formulieren voor aangifte beschikt, te worden doorgegeven.
- De vereniging is niet verantwoordelijk voor diefstal tijdens activiteiten
- Het Bestuur sluit een passende polis af en verantwoordt zich t.o.v. de leden
Lidgeld
- het bedrag van het jaarlijks lidgeld wordt jaarlijks bepaald door het Bestuur. Voor iedere aan éé nsluitende periode van 12 maanden (hernieuwing van het lidmaatschap) geldt hetzelfde lidgeld. De verlenging gebeurt telkens opnieuw vanaf de eerste datum van inschrijving
- het lidgeld is individueel
- men is lid voor 12 maanden, na storting van het lidgeld en na ondertekening van het inlichtingenformulier (zie rubriek leden)
- door het betalen van het lidgeld verklaart men zich akkoord met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
- Elk lid ontvangt maandelijks een programma
- Leden die de hernieuwing van het lidgeld niet tijdig storten
( d.w.z. voor het einde van hun lidmaatschap ), worden niet meer als lid beschouwd, ontvangen geen programma meer en zijn niet langer verzekerd tijdens activiteiten van Lava.
Vrijwillige medewerkers / medewerksters / contactpersonen (C.P.'s)
- C.P. is een lid van de vereniging dat vrijwillig zijn/haar medewerking verleent voor een activiteit waarvoor hij/zij de beperkte organisatieverantwoordelijkheid draagt.
- Alle leden werken belangloos. Basiskosten, prestaties of onkosten van de C.P. kunnen vergoed worden na goedkeuring door het bestuur.
- C.P. legt de nodige contacten betreffende de activiteit en geeft de informatie door aan de Coördinator Programma en dit ten laatste op de eerste zondag van de maand voor activiteiten voor de daarop volgende maand.
- C.P is altijd persoonlijk aanwezig op de door hem/haar voorgestelde activiteit en zorgt, indien van toepassing,
dat hij/zij tijdig zijn/haar inkomkaart betaald heeft. Indien de C.P. verhinderd is, zorgt hij/zij voor een vervanger binnen de vereniging die hij/zij tijdig informeert betreffende de voorziene activiteit.
- C.P. beslist of de activiteit geschikt is voor kinderen en verstrekt hieromtrent uitleg indien nodig.
- C.P. respecteert een wachttijd van 10 min. na het afgesproken tijdstip alvorens te vertrekken. Deelnemende leden horen tijdig aanwezig te zijn.
- C.P. respecteert bij bvb wandelingen, een pauze van 30 min.
- C.P. houdt toezicht bij de afrekeningen van de leden in de cafetaria’ s of aan de kassa tijdens de door hem/haar ingerichte activiteit
- C.P. gebruikt het Lava-activiteiten-formulier om activiteiten te melden.
- C.P. houdt rekening met de deadlines van het programmablad.
Archief / ledengegevens
1. De actuele ledengegevens worden bijgehouden door de Secretaris. Zowel de secretaris als elk ander lid van het bestuur bewaart de privacy van de leden en geeft bijgevolg geen
gegevens (adres, telefoon, e-mail) van leden door aan andere leden. Na evaluatie van enige vraag desomtrent kan het Bestuur vragen aan het lid dat gesolliciteerd werd, om zelf contact op te nemen met de aanvrager.
2. Het archief bevat:
- de gegevens van voormalige leden ,
- de activiteitenkalenders
- een actuele lijst van de bestuursleden en een verwijzing naar hun functie binnen de vereniging
- de maandelijkse verslagen van bestuurs- en programma vergadering
- periodieke kasverslagen
3. Het archief behoort toe aan de vereniging LAVA
Het archief wordt beheerd konform de Wet op de bescherming van de privacy van de burger.
|
|